Gestión documental

Problematica de la documentación

Hoy en día, uno de los trabajos más engorrosos y que más tiempo nos quita es la creación de contratos y la búsqueda y/o envío de documentos por mail.

Toda la documentación está organizada en carpetas y subcarpetas que cuestan de encontrar, y este problema se agrava si tenemos que compartir las carpetas en red.

Hacer un contrato al cliente ya sea una simple solicitud de CIRBE puede convertirse en toda una odisea. Nos tenemos que acordar donde se encuentra el documento base, que muchas veces será copiar y pegar un contrato de otro cliente y sustituir los datos del nuevo cliente (Con el consabido riesgo de dejar algún dato del otro cliente).

Gestionar la documentación necesaria para un expediente también puede complicarse. ¿Nos han entregado toda la documentación?, ¿Falta algún documento por entregar?, ¿Se lo he pedido?, ¿Cuando?¿Que documentación necesito si es empresa o autónomo?, ¿y si están en una comunidad foral?.

Toda esta gestión puede convertirse en un verdadero problema para aquella persona que comience a trabajar en nuestra empresa, y tenga que aprender donde están las “cosas”.


Solución a través de la gestión documental de ASEfinance

1.- Adjuntar documentación. Podremos adjuntar toda la documentación que tengamos escaneada o cualquier tipo de documento al expediente. El programa copiará el fichero que estemos adjuntando dentro de la base de datos, no guarda el link al fichero. Podremos en cualquier momento seleccionar que documentos queremos enviar por mail y el programa se encargará de abrir nuestro programa de correo electrónico predeterminado y adjuntará aquellos documentos que hayamos seleccionado automáticamente. Solo nos quedará indicar la dirección, el asunto y las notas. Este envío se quedará registrado en la carpeta de elementos enviados de nuestro programa de correo electrónico.

 

Ventana que gestiona la documentación del expediente

 

Nos olvidamos entonces de crear carpetas para cada expediente para guardar la documentación. No necesitaremos compartir y dar permisos a estas carpetas para que se vean desde otros equipos.

 

Envio de documentación por mail

 

Toda la documentación estará guardada dentro de la base de datos (que es un único fichero) y a través de los permisos que tenga el usuario dentro del programa, podrá acceder o no a esta información.

 

Otro problema que detectamos desde ASEFIME es el engorro que supone hacer un contrato al cliente. Ya sea una solicitud de cirbe, como un contrato de autorización, etc. Nos tenemos que acordar donde se encuentra el documento base, que muchas veces será copiar y pegar un contrato de otro cliente y sustituir los datos del nuevo cliente (Que si no vas con cuidado, a veces te olvidas de algún dato del otro cliente). El centro documental me permite tener estas plantillas organizadas y poder indicar dónde irán los datos del cliente y/o de la operación.

 

2.- Centro documental. La lógica de funcionamiento es como la utilidad que tiene Microsoft Word de “Combinación de correspondencia”, que sobre un documento indicamos donde queremos que aparezcan los datos que coge de una base de datos. Ejemplo: “Estimado Sr/Sra. <<NOMBRE>>”, donde <<NOMBRE>> será sustituido por el valor que tiene la base de datos.

 

El centro documental nos permite crear cualquier plantilla en WORD y poder vincularlo con el expediente, este combinará automáticamente los datos de la solicitud con la plantilla de WORD haciendo una copia de esta y dejándola vinculada con la solicitud.

 

Esta herramienta es de especial utilidad para franquicias o grupos de oficinas ya que podremos crear de forma sencilla todos los documentos necesarios de la franquicia o grupo gracias al potencial que ofrece Microsoft WORD.

 

 

3.- Documentación necesaria: Cuando creamos un expediente nuevo podemos configurar que documentación es necesaria en cada momento según ciertos valores: Categoría, tipo de expediente, tipo de cliente y régimen económico. Podremos indicar que documentación hemos solicitado y la fecha en que lo hicimos, asimismo también podremos indicar que documentación nos han entregado y la fecha en la que nos lo entregaron y por supuesto podremos adjuntar cualquier tipo de documento.

 

 

La gestión documental nos ayudará principalmente en la organización. Sabremos como buscar de forma eficiente un documento y como en un solo clic poder enviarlo por mail. Crearemos rápidamente un contrato porque el programa se encargará de mostrarnos automáticamente las “plantillas contratos” que se tengan que utilizar en cada situación. No tendremos que duplicar el trabajo teniendo que volver a escribir todos los datos porque se volcarán automáticamente. Esta organización permitirá que la formación de nuevos empleados y/o creación de nuevas oficinas o alta franquicias se realice en el menor tiempo posible y resulte más entendible.

 

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www.aseinmo.com y www.asefinance. com